Gültig ab: sofort
Verantwortlich: Rechnungslegung
Betreff: Einheitliche Regelung zur Erstellung von Rechnungen

Anweisung:

1. Ersatzteile (ET):
   • Dürfen weiterhin als Sammelrechnungen abgerechnet werden.
   • Sammelrechnungen sind korrekt zu pflegen, Änderungen an bestehenden Sammelrechnungen sind zu vermeiden.
2. Mietrechnungen und Reparaturaufträge:
   • Müssen künftig als Einzelrechnungen erstellt und abgerechnet werden.
   • Sammelrechnungen für diese Posten sind nicht mehr zulässig.
3. Änderungen und Gutschriften:
   • Änderungen an bestehenden Sammelrechnungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen nach Rücksprache vorzunehmen.
   • Gutschriften sind eindeutig nachvollziehbar zu dokumentieren.

Ziel:
Diese Regelung dient der besseren Nachvollziehbarkeit, Vermeidung von Buchungsfehlern und zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung im System.

Bitte umgehend umsetzen und alle zuständigen Mitarbeiter in den Filialen entsprechend informieren.

Ziel ist die Sicherstellung einer einheitlichen und nachvollziehbaren Prüfung, sowie Zuordnung aller eingehenden Rechnungen. Diese Arbeitsanweisung gilt für alle Mitarbeitenden, die eingehende Rechnungen prüfen. Die Verwendung der neuen Stempel ist verbindlich.

Vorgehensweise bei der Prüfung von Rechnungen:
1. Rechnung prüfen:
Führen Sie wie gewohnt die inhaltliche und sachliche Prüfung der eingegangenen Rechnung durch.
2. Stempel verwenden:
Nach erfolgreicher Prüfung ist der neue „Geprüft“-Stempel vollständig und gut lesbar auf der Rechnung anzubringen.
3. Stempelfelder ausfüllen:

Eingangsdatum:
Tragen Sie hier das Datum der Prüfung ein.

Auftragsnummer:
Verwenden Sie hier eine eindeutige Referenznummer, um die Rechnung eindeutig zuordnen zu können. Bei Sammelrechnungen
oder Rechnungen mit vielen Positionen: Hier ist bei der Zeile Auftragsnummer: „Siehe Position“ eingetragen.
Zu jeder Position wird dann – wie bisher – die jeweilige Auftragsnummer dazu geschrieben

Geprüft durch:
Tragen Sie Ihren vollständigen Namen gut leserlich ein (kein Kürzel!), damit die Rechnung
im Nachgang eindeutig einer prüfenden Person zugeordnet werden kann.

Hinweis:
Die ordnungsgemäße Verwendung der Stempel ist ein wichtiger Bestandteil der Rechnungsdokumentation
und für die Nachverfolgbarkeit in der Buchhaltung unerlässlich.
Unvollständig oder unleserlich gestempelte Rechnungen müssen zur Korrektur zurückgegeben werden.
Online-Rechnungen:
Bei Online-Rechnungen wird wie bisher verfahren. Bitte tragt die auf dem Stempel stehenden Informationen wie gehabt digital ein.

Gültig ab: sofort