Kategorie-Archive: IT Hilfe

Nutzung des Abwesenheitsassistenten in Outlook

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Einfach erklärt:

Nutzung des Abwesenheitsassistenten in Outlook

Bitte denkt daran, bei Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit oder Dienstreise) den Abwesenheitsassistenten in Outlook zu aktivieren. Das erleichtert die Kommunikation, verhindert unnötige Kontaktversuche und informiert alle zuverlässig darüber, wann ihr wieder erreichbar seid.

Anleitung:

1) Öffnet Outlook.

2) Klickt oben links auf „Datei“.

3) Wählt „Automatische Antworten“ aus.

4) Hier Datum einstellen, Haken bei „nur in diesem Zeitraum senden setzen“.

5) Aktiviert die Option „Nur während dieses Zeitraums senden“ und stellt den Zeitraum eurer Abwesenheit ein.

5) Tragt in die Felder „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“ einen passenden Abwesenheitstext mit Angabe eures Rückkehrdatums ein.

Textvorlagen:
Intern: „Hallo zusammen, ich befinde mich vom XX.XX.XXXX bis einschließlich XX.XX.XXXX nicht im Haus. In dringenden Fällen wendet euch bitte an XXXXXX (Vertretung). Alle E-Mails bearbeite ich nach meiner Rückkehr am XX.XX.XXXX“

Extern: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich bis einschließlich XX.XX.XXXX nicht im Haus. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet und erst nach meiner Abwesenheit bearbeitet. Bei dringenden Anliegen melden Sie sich bitte bei XXXX unter der E-Mailadresse XXX@hermann-wagener.de. Ab dem XX.XX.XXXX bin ich wieder erreichbar. (Signatur einfügen)“

6) Klickt auf OK / Speichern – fertig!

So wissen alle, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Danke fürs Mitmachen!

Wireguard VPN Einrichtung

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HowTo

Wireguard

Verwendung von WireGuard bei uns:

Wir setzen WireGuard ein, um unseren externen Zugriff auf das interne Netzwerk abzusichern. Insbesondere nutzen wir die VPN-Verbindung, um als Verkäufer außerhalb unserer Filialen auf das Arista-System und das Lagerverwaltungssystem zugreifen zu können. Darüber hinaus dient WireGuard als Teil unserer IT-Sicherheitsstrategie, um sensible Datenübertragungen zu schützen und die Netzwerksicherheit zu erhöhen.

Microsoft Outlook, Kalender ganz einfach freigeben

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Microsoft Outlook, Kalender ganz einfach freigeben

🗓️ Teil 1: Kalender über „Kalenderberechtigungen“ freigeben (Outlook auf dem PC)

👉 Schritt-für-Schritt:

  1. Outlook öffnen (auf deinem Computer).

  2. Klicke unten links auf das Kalender-Symbol.

  3. In der linken Liste: Rechtsklick auf deinen Kalender (meist heißt er einfach „Kalender“).

  4. Klicke auf „Eigenschaften“ oder „Berechtigungen“ (abhängig von deiner Version heißt es z. B. „Kalenderberechtigungen“).

  5. Im Fenster siehst du oben den Tab „Berechtigungen“.

➕ Jemanden hinzufügen:

  1. Klicke auf **„Hinzufügen…“.

  2. Suche die Person in deinem Adressbuch (z. B. „Anna Beispiel“) oder gib ihre E-Mail-Adresse ein.

  3. Klicke auf „Hinzufügen“, dann auf „OK“.

🔐 Berechtigungen einstellen:

  1. Die Person erscheint nun in der Liste. Wähle unten aus, was sie sehen darf:

EinstellungBedeutung
Nur Frei/GebuchtSieht nur, wann du beschäftigt bist (keine Details).
Frei/Gebucht + Betreff, OrtSieht Titel und Ort deiner Termine.
Alle DetailsSieht alle Informationen zu deinen Terminen.
Bearbeiten (z. B. „Autor“)Kann Termine erstellen oder ändern.
Vollzugriff (z. B. „Editor“)Kann fast alles tun wie du selbst.

  1. Klicke auf „Übernehmen“, dann auf „OK“.

✅ Fertig! Jetzt hat die andere Person Zugriff – je nach Berechtigung.

 

👥 Teil 2: Wie sieht die andere Person deinen Kalender?

Wenn du jemanden freigeschaltet hast, muss die Person selbst deinen Kalender hinzufügen, so:

👉 So geht’s (für die andere Person):

  1. Outlook öffnen (auf dem PC).

  2. Unten links auf das Kalender-Symbol klicken.

  3. Im Menü oben: „Kalender öffnen“ oder „Freigegebenen Kalender öffnen“ auswählen.

  4. Es öffnet sich ein kleines Fenster.

  5. Gib deinen Namen oder deine E-Mail-Adresse ein (die desjenigen, der den Kalender freigegeben hat).

  6. Klicke auf „OK“.

Jetzt erscheint dein Kalender in ihrer Kalenderliste. Sie kann ihn dort auswählen und sehen – je nachdem, welche Berechtigung du ihr gegeben hast.

Anleitung zur Meldung von IT-Vorfällen

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Anleitung zur Meldung von IT-Vorfällen

✅ Incident Response Plan (IRP) – IT-Sicherheitsvorfälle

🗂️ Gültig für:

Alle Mitarbeiter, Abteilungen und IT-Systeme der Hermann Wagener Landmaschinen GmbH.

1️⃣ Ziel

Dieser Artikel beschreibt, wie IT-Sicherheitsvorfälle schnell erkannt, gemeldet und behoben werden, um Schäden zu minimieren, Ausfälle zu reduzieren und den Geschäftsbetrieb zu sichern.

2️⃣ Geltungsbereich

Der Plan gilt für alle Systeme, insbesondere:

  • DATEV (Buchhaltung)
  • COS (ERP/Warenwirtschaft)
  • Exchange (E-Mail-Server)
  • Fileserver

3️⃣ Wichtige Rollen & Verantwortlichkeiten

Rolle Name/Position Aufgabe
Incident Response Koordination Christian Hilgenberg (IT)
Philipp Wagener (Geschäftsleitung)		 Gesamtleitung, Priorisierung, Entscheidung über Maßnahmen
Backup-Verantwortung Christian Hilgenberg (IT)
Sascha Knull (Lagerist, Überwachung)		 Sicherstellung regelmäßiger Backups
Externe Kommunikation Hermann Wagener, Christian Wagener Ansprechpartner für Kunden, Partner und Presse
Datenschutz Externer Datenschutzbeauftragter Prüfung von Meldepflichten (z. B. DSGVO)

4️⃣ Meldewege bei IT-Vorfällen

Jeder IT-Vorfall ist sofort zu melden über:

  • 📧 E-Mail: edv@hermann-wagener.de
  • ☎️ Telefon: 05621 / 900 3001
  • 🗂️ Ticketsystem: John Deere Expert Connect

5️⃣ Ablauf bei Sicherheitsvorfällen

5.1 Erkennung & Meldung

Verdächtige Aktivitäten (z. B. Virenbefall, unberechtigter Zugriff) müssen sofort gemeldet werden.
Meldewege siehe Punkt 4.

5.2 Bewertung & Priorisierung

Christian Hilgenberg und Philipp Wagener bewerten Schweregrad und Priorität.
Falls personenbezogene Daten betroffen sind, wird der externe Datenschutzbeauftragte informiert.

5.3 Eindämmung & Behebung

Betroffene Systeme isolieren (z. B. vom Netzwerk trennen).
Schadsoftware entfernen, Backups prüfen, Systeme wiederherstellen.
Bei Bedarf externe Partner hinzuziehen.

5.4 Wiederanlauf & Überwachung

Systeme sicher wieder in Betrieb nehmen.
Monitoring zur Erkennung von Folgeangriffen.

5.5 Nachbereitung & Dokumentation

Vollständige Dokumentation: Was ist passiert? Welche Maßnahmen wurden ergriffen?
„Lessons Learned“-Besprechung.
Technische und organisatorische Verbesserungen umsetzen.

6️⃣ Regelmäßige Übungen & Schulungen

  • Jährliche Notfallübungen (Probealarme)
  • Schulungen für alle Mitarbeiter, wie man IT-Vorfälle erkennt und meldet

7️⃣ Kontakt zu externen Partnern

Externe IT-Partner können bei Bedarf hinzugezogen werden.
Kontaktdaten sind im internen Dienstleister-Verzeichnis hinterlegt.

8️⃣ Mustervorlagen

📝 Muster-Meldeformular

Feld Beschreibung
MeldezeitpunktDatum, Uhrzeit
Meldende PersonName, Abteilung
Betroffene Systemez. B. DATEV, COS, Exchange
BeschreibungWas ist passiert?
Erste MaßnahmenBereits ergriffen? Ja/Nein
AnsprechpartnerWer kümmert sich?
Weiteres VorgehenOffene Fragen

📧 Beispiel-E-Mail an Datenschutzbeauftragten

Betreff: IT-Sicherheitsvorfall – mögliche Datenpanne

Sehr geehrte/r [Name Datenschutzbeauftragter],

am [Datum] wurde folgender Vorfall festgestellt: [kurze Beschreibung].
Es besteht der Verdacht, dass personenbezogene Daten betroffen sein könnten.

Bitte prüfen Sie die weiteren Schritte und die Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Mit freundlichen Grüßen
[Mitarbeitername]

📞 Kontaktliste (Beispiel)

Name Funktion Telefon E-Mail
Christian HilgenbergIT05621 / 900 3001edv@hermann-wagener.de
Philipp WagenerGeschäftsleitung[Telefon][E-Mail]
Hermann WagenerInhaber[Telefon][E-Mail]
Christian WagenerGeschäftsleitung[Telefon][E-Mail]
DatenschutzbeauftragterExtern[Telefon][E-Mail]

9️⃣ Version & Freigabe

  • Version: 1.0
  • Letzte Aktualisierung: [Datum eintragen]
  • Freigegeben durch: Hermann Wagener, Christian Wagener, Philipp Wagener

✅ Speicherort

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Intranet → IT → Notfallmanagement

Automatische Emailantwort bei Urlaub

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Anleitung: Urlaubsbenachrichtigung in Outlook Web unter mail.hermann-wagener.de einrichten

Schritt 1: Outlook Web App öffnen

Bildbeschreibung:
Screenshot vom Browser, Adresseingabe: mail.hermann-wagener.de

📸 Adresse: https://mail.hermann-wagener.de

  1. Öffne deinen Browser.

  2. Gib in die Adresszeile mail.hermann-wagener.de ein und drücke Enter.

Schritt 2: Anmelden

Bildbeschreibung:
Login-Seite von Outlook Web App: Zwei Felder für E-Mail-Adresse und Passwort.

  1. Gib deine E-Mail-Adresse ein (z. B. max.mustermann@hermann-wagener.de).

  2. Gib dein Passwort ein.

  3. Klicke auf Anmelden.

Schritt 3: Einstellungen öffnen

Bildbeschreibung:
Outlook-Web-Oberfläche mit Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts.

  1. Nach der Anmeldung klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (⚙️).

  2. Im Dropdown ganz unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen klicken.

Schritt 4: Automatische Antworten einrichten

Bildbeschreibung:
Screenshot der Einstellungen mit dem Reiter „E-Mail“ → „Automatische Antworten“.

  1. Wähle im linken Menü E-Mail aus.

  2. Klicke auf Automatische Antworten.

  3. Aktiviere Automatische Antworten senden.

Schritt 5: Zeitraum festlegen

Bildbeschreibung:
Aktiviertes Feld für Start- und Enddatum.

  1. Setze ein Häkchen bei Nur in diesem Zeitraum senden.

  2. Wähle Startdatum und Enddatum deiner Abwesenheit aus.

Schritt 6: Nachricht für interne und externe Kontakte eingeben

Bildbeschreibung:
Zwei Textfelder: eins für interne, eins für externe Empfänger.

  1. Schreibe deine Nachricht ins obere Textfeld (für interne Kontakte).

  2. Aktiviere das Kontrollkästchen Antworten auch an Personen außerhalb meiner Organisation senden.

  3. Füge den gleichen Text oder eine leicht angepasste Nachricht ins untere Textfeld für externe Kontakte ein.

📄 Vorlage für die Urlaubsbenachrichtigung

Hier ist eine Textvorlage, die du verwenden kannst:

Betreff: Automatische Antwort: Ich bin bis [Datum] nicht erreichbar

Text:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin derzeit abwesend und voraussichtlich ab dem [Datum] wieder erreichbar.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung: [Name der Vertretung]
E-Mail: [E-Mail-Adresse der Vertretung]
Telefon: [Telefonnummer der Vertretung]

Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Schritt 7: Speichern Bildbeschreibung: Unten rechts: Speichern-Button. Klicke auf Speichern, um die automatische Antwort zu aktivieren. Fertig! 🎉

Anmeldung an unseren Systemen jetzt auch mit E-Mail-Adresse möglich

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Anmeldung an unseren Systemen jetzt auch mit E-Mail-Adresse möglich

 

Ab sofort können sich alle Benutzer unserer Systeme (Windows und E-Mail) auch mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Diese Änderung erleichtert den Zugang und sorgt für eine vereinheitlichte Nutzung unserer Systeme.

Zuvor war die Anmeldung ausschließlich mit dem Format „HWLM\Benutzername“ möglich. Nun haben wir den Anmeldeprozess verbessert: Benutzer können sich jetzt einfach mit ihrer vollständigen E-Mail-Adresse anmelden, wie zum Beispiel „benutzername@hermann-wagener.de“ oder für Benutzer aus Bad Tennstedt „benutzername@allstaedt-landtechnik.de“.

Warum diese Änderung?

Die Anpassung an die Anmeldung mit der E-Mail-Adresse sorgt nicht nur für mehr Komfort, sondern trägt auch zu einer besseren Integration unserer Systeme bei. Sie vereinfacht die Identifizierung und Authentifizierung und macht die Nutzung intuitiver und sicherer.

Wie funktioniert die neue Anmeldung?

  1. Für Windows: Geben Sie bei der Anmeldung nun Ihre E-Mail-Adresse im Format „benutzername@hermann-wagener.de“ (oder für Bad Tennstedt „benutzername@allstaedt-landtechnik.de“) an, anstatt „HWLM\Benutzername“.
  2. Für E-Mail: Auch der Zugang zu Ihrem E-Mail-Konto erfolgt jetzt mit der vollständigen E-Mail-Adresse, ohne dass zusätzlich das „HWLM“ Präfix erforderlich ist.

Vorteile dieser Änderung:

  • Einfachere Anmeldung: Die Anmeldung ist jetzt noch benutzerfreundlicher, da keine zusätzlichen Präfixe eingegeben werden müssen.
  • Bessere Übersicht: Jeder Benutzer hat nun eine einheitliche Identifikation für alle Systeme.
  • Komfortabel und sicher: Die E-Mail-Adresse ist die zentrale Kommunikationsadresse und erleichtert den Zugriff auf alle relevanten Systeme.

Wir hoffen, dass diese Anpassung den Arbeitsalltag unserer Nutzer weiter vereinfacht. Sollten Sie Fragen oder Probleme mit der neuen Anmeldung haben, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.

Viel Erfolg bei der Nutzung unserer Systeme!