Kategorie-Archive: Arbeitsanweisung

Spesenabrechnungen mit dem Reisekostenformular

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Intern

Spesenabrechnungen mit dem Reisekostenformular

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
 
um unsere Spesenabrechnungen künftig einheitlich, transparent und rechtlich korrekt zu gestalten, gilt ab sofort folgende verbindliche Regelung:
 
Hotelübernachtung
  • Zimmer sollten grundsätzlich ohne Frühstück gebucht werden.
  • Ansonsten wird von Montag bis Freitag die volle Verpflegungspauschale in Höhe von 28,00 € pro vollem Reisetag bzw. 14,00 € für An- und Abreisetage gewährt.
 
Verpflegung
  • Der maximale gesetzliche Verpflegungsmehraufwand liegt bei 28,00 € pro vollem Reisetag.
  • Frühstückskosten sollten grundsätzlich nicht separat auf der Hotelrechnung ausgewiesen werden. Falls sie dennoch aufgeführt sind, wird der tatsächliche Frühstücksbetrag (z. B. 15,00 €) von der Verpflegungspauschale abgezogen.
  • Frühstück und Mittagessen, die im Rahmen von Schulungen (z. B. John Deere) in den Schulungsgebühren enthalten sind und nicht separat aufgeführt werden, werden nicht auf die Pauschale angerechnet.
 
Wichtig:
  • Der Abrechnungszeitraum gilt ausschließlich für Reisetätigkeiten von Montag bis Freitag. Wochenenden sind davon ausgenommen.
  • Es ist nicht mehr zulässig, Belege für diese Verpflegungskosten über die Barkasse abzurechnen oder sich bar auszahlen zu lassen.
  • Alle Spesen müssen über das neue Formular erfasst, genehmigt und eingereicht werden.
  • Die Auszahlung erfolgt immer über die Lohnabrechnung.
 
Bei Fragen steht euch die Lohnbuchhaltung gerne zur Verfügung.
 
Vielen Dank für euer Verständnis und eure Unterstützung bei der Umsetzung!
 
Mit freundlichen Grüßen
 
Philipp Wagener
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Reisekostenformular

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Nutzung des Abwesenheitsassistenten in Outlook

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Einfach erklärt:

Nutzung des Abwesenheitsassistenten in Outlook

Bitte denkt daran, bei Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit oder Dienstreise) den Abwesenheitsassistenten in Outlook zu aktivieren. Das erleichtert die Kommunikation, verhindert unnötige Kontaktversuche und informiert alle zuverlässig darüber, wann ihr wieder erreichbar seid.

Anleitung:

1) Öffnet Outlook.

2) Klickt oben links auf „Datei“.

3) Wählt „Automatische Antworten“ aus.

4) Hier Datum einstellen, Haken bei „nur in diesem Zeitraum senden setzen“.

5) Aktiviert die Option „Nur während dieses Zeitraums senden“ und stellt den Zeitraum eurer Abwesenheit ein.

5) Tragt in die Felder „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“ einen passenden Abwesenheitstext mit Angabe eures Rückkehrdatums ein.

Textvorlagen:
Intern: „Hallo zusammen, ich befinde mich vom XX.XX.XXXX bis einschließlich XX.XX.XXXX nicht im Haus. In dringenden Fällen wendet euch bitte an XXXXXX (Vertretung). Alle E-Mails bearbeite ich nach meiner Rückkehr am XX.XX.XXXX“

Extern: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich befinde mich bis einschließlich XX.XX.XXXX nicht im Haus. Ihre E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet und erst nach meiner Abwesenheit bearbeitet. Bei dringenden Anliegen melden Sie sich bitte bei XXXX unter der E-Mailadresse XXX@hermann-wagener.de. Ab dem XX.XX.XXXX bin ich wieder erreichbar. (Signatur einfügen)“

6) Klickt auf OK / Speichern – fertig!

So wissen alle, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Danke fürs Mitmachen!

Microsoft Outlook, Kalender ganz einfach freigeben

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Microsoft Outlook, Kalender ganz einfach freigeben

🗓️ Teil 1: Kalender über „Kalenderberechtigungen“ freigeben (Outlook auf dem PC)

👉 Schritt-für-Schritt:

  1. Outlook öffnen (auf deinem Computer).

  2. Klicke unten links auf das Kalender-Symbol.

  3. In der linken Liste: Rechtsklick auf deinen Kalender (meist heißt er einfach „Kalender“).

  4. Klicke auf „Eigenschaften“ oder „Berechtigungen“ (abhängig von deiner Version heißt es z. B. „Kalenderberechtigungen“).

  5. Im Fenster siehst du oben den Tab „Berechtigungen“.

➕ Jemanden hinzufügen:

  1. Klicke auf **„Hinzufügen…“.

  2. Suche die Person in deinem Adressbuch (z. B. „Anna Beispiel“) oder gib ihre E-Mail-Adresse ein.

  3. Klicke auf „Hinzufügen“, dann auf „OK“.

🔐 Berechtigungen einstellen:

  1. Die Person erscheint nun in der Liste. Wähle unten aus, was sie sehen darf:

EinstellungBedeutung
Nur Frei/GebuchtSieht nur, wann du beschäftigt bist (keine Details).
Frei/Gebucht + Betreff, OrtSieht Titel und Ort deiner Termine.
Alle DetailsSieht alle Informationen zu deinen Terminen.
Bearbeiten (z. B. „Autor“)Kann Termine erstellen oder ändern.
Vollzugriff (z. B. „Editor“)Kann fast alles tun wie du selbst.

  1. Klicke auf „Übernehmen“, dann auf „OK“.

✅ Fertig! Jetzt hat die andere Person Zugriff – je nach Berechtigung.

 

👥 Teil 2: Wie sieht die andere Person deinen Kalender?

Wenn du jemanden freigeschaltet hast, muss die Person selbst deinen Kalender hinzufügen, so:

👉 So geht’s (für die andere Person):

  1. Outlook öffnen (auf dem PC).

  2. Unten links auf das Kalender-Symbol klicken.

  3. Im Menü oben: „Kalender öffnen“ oder „Freigegebenen Kalender öffnen“ auswählen.

  4. Es öffnet sich ein kleines Fenster.

  5. Gib deinen Namen oder deine E-Mail-Adresse ein (die desjenigen, der den Kalender freigegeben hat).

  6. Klicke auf „OK“.

Jetzt erscheint dein Kalender in ihrer Kalenderliste. Sie kann ihn dort auswählen und sehen – je nachdem, welche Berechtigung du ihr gegeben hast.

Arbeitsanweisung: Umgang mit abgesandten Belegen

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Unveränderbarkeit und Löschverbot

Arbeitsanweisung:

Umgang mit abgesandten Belegen

Gültig ab: sofort
Verantwortlich: Rechnungswesen
Betreff: Unveränderbarkeit und Löschverbot von abgesandten Belegen gemäß GoBD

Anweisung:

  1. Unveränderbarkeit abgesandter Belege:
    • Abgesandte Belege (z. B. Rechnungen, Buchungsnachweise) dürfen nicht gelöscht oder verändert werden.
    • Dies gilt für alle digitalen Belege und ist gemäß den GoBD (Randziffer 103 ff.) verpflichtend umzusetzen.
  2. Korrekturen nur durch Storno oder Nachbuchung:
    • Korrekturen sind ausschließlich über Storno- oder Korrekturbuchungen vorzunehmen, die lückenlos dokumentiert sind.
    • Die ursprüngliche Buchung muss vollständig nachvollziehbar bleiben (GoBD Rz. 109, 110).
  3. Dokumentation von Gutschriften:
    • Gutschriften sind nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher zu dokumentieren.
    • Eine direkte Änderung oder Löschung der Ursprungsbelege ist unzulässig (GoBD Rz. 82, 133).

Ziel:
Diese Regelung dient der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Sie gewährleistet eine revisionssichere, prüfbare und manipulationssichere Buchführung gemäß den Anforderungen der Finanzverwaltung.

Bitte ab sofort umsetzen und alle betroffenen Mitarbeiter entsprechend informieren. Vielen Dank!

Arbeitsanweisung: Abrechnung von Rechnungen (ET, Miete, Reparaturen)

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Arbeitsanweisung

Arbeitsanweisung: Abrechnung von Rechnungen (ET, Miete, Reparaturen)

Gültig ab: sofort
Verantwortlich: Rechnungslegung
Betreff: Einheitliche Regelung zur Erstellung von Rechnungen

Anweisung:

  1. Ersatzteile (ET):
    • Dürfen weiterhin als Sammelrechnungen abgerechnet werden.
    • Sammelrechnungen sind korrekt zu pflegen, Änderungen an bestehenden Sammelrechnungen sind zu vermeiden.
  2. Mietrechnungen und Reparaturaufträge:
    • Müssen künftig als Einzelrechnungen erstellt und abgerechnet werden.
    • Sammelrechnungen für diese Posten sind nicht mehr zulässig.
  3. Änderungen und Gutschriften:
    • Änderungen an bestehenden Sammelrechnungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen nach Rücksprache vorzunehmen.
    • Gutschriften sind eindeutig nachvollziehbar zu dokumentieren.

Ziel:
Diese Regelung dient der besseren Nachvollziehbarkeit, Vermeidung von Buchungsfehlern und zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung im System.

Bitte umgehend umsetzen und alle zuständigen Mitarbeiter in den Filialen entsprechend informieren.

Arbeitsanweisung zur Rechnungsprüfung

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Arbeitsanweisung

zur Verwendung der neuen Prüf-Stempel bei Rechnungseingängen

Ziel ist die Sicherstellung einer einheitlichen und nachvollziehbaren Prüfung, sowie Zuordnung aller eingehenden Rechnungen. Diese Arbeitsanweisung gilt für alle Mitarbeitenden, die eingehende Rechnungen prüfen. Die Verwendung der neuen Stempel ist verbindlich.

Vorgehensweise bei der Prüfung von Rechnungen:
1. Rechnung prüfen:
Führen Sie wie gewohnt die inhaltliche und sachliche Prüfung der eingegangenen Rechnung durch.
2. Stempel verwenden:
Nach erfolgreicher Prüfung ist der neue „Geprüft“-Stempel vollständig und gut lesbar auf der Rechnung anzubringen.
3. Stempelfelder ausfüllen:

Eingangsdatum:
Tragen Sie hier das Datum der Prüfung ein.

Auftragsnummer:
Verwenden Sie hier eine eindeutige Referenznummer, um die Rechnung eindeutig zuordnen zu können. Bei Sammelrechnungen
oder Rechnungen mit vielen Positionen: Hier ist bei der Zeile Auftragsnummer: „Siehe Position“ eingetragen.
Zu jeder Position wird dann – wie bisher – die jeweilige Auftragsnummer dazu geschrieben

Geprüft durch:
Tragen Sie Ihren vollständigen Namen gut leserlich ein (kein Kürzel!), damit die Rechnung
im Nachgang eindeutig einer prüfenden Person zugeordnet werden kann.

Hinweis:
Die ordnungsgemäße Verwendung der Stempel ist ein wichtiger Bestandteil der Rechnungsdokumentation
und für die Nachverfolgbarkeit in der Buchhaltung unerlässlich.
Unvollständig oder unleserlich gestempelte Rechnungen müssen zur Korrektur zurückgegeben werden.
Online-Rechnungen:
Bei Online-Rechnungen wird wie bisher verfahren. Bitte tragt die auf dem Stempel stehenden Informationen wie gehabt digital ein.

Gültig ab: sofort

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Offizielle Arbeitsanweisung zu den neuen Prüf-Stempeln

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Anleitung zur Meldung von IT-Vorfällen

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Anleitung zur Meldung von IT-Vorfällen

✅ Incident Response Plan (IRP) – IT-Sicherheitsvorfälle

🗂️ Gültig für:

Alle Mitarbeiter, Abteilungen und IT-Systeme der Hermann Wagener Landmaschinen GmbH.

1️⃣ Ziel

Dieser Artikel beschreibt, wie IT-Sicherheitsvorfälle schnell erkannt, gemeldet und behoben werden, um Schäden zu minimieren, Ausfälle zu reduzieren und den Geschäftsbetrieb zu sichern.

2️⃣ Geltungsbereich

Der Plan gilt für alle Systeme, insbesondere:

  • DATEV (Buchhaltung)
  • COS (ERP/Warenwirtschaft)
  • Exchange (E-Mail-Server)
  • Fileserver

3️⃣ Wichtige Rollen & Verantwortlichkeiten

Rolle Name/Position Aufgabe
Incident Response Koordination Christian Hilgenberg (IT)
Philipp Wagener (Geschäftsleitung)		 Gesamtleitung, Priorisierung, Entscheidung über Maßnahmen
Backup-Verantwortung Christian Hilgenberg (IT)
Sascha Knull (Lagerist, Überwachung)		 Sicherstellung regelmäßiger Backups
Externe Kommunikation Hermann Wagener, Christian Wagener Ansprechpartner für Kunden, Partner und Presse
Datenschutz Externer Datenschutzbeauftragter Prüfung von Meldepflichten (z. B. DSGVO)

4️⃣ Meldewege bei IT-Vorfällen

Jeder IT-Vorfall ist sofort zu melden über:

  • 📧 E-Mail: edv@hermann-wagener.de
  • ☎️ Telefon: 05621 / 900 3001
  • 🗂️ Ticketsystem: John Deere Expert Connect

5️⃣ Ablauf bei Sicherheitsvorfällen

5.1 Erkennung & Meldung

Verdächtige Aktivitäten (z. B. Virenbefall, unberechtigter Zugriff) müssen sofort gemeldet werden.
Meldewege siehe Punkt 4.

5.2 Bewertung & Priorisierung

Christian Hilgenberg und Philipp Wagener bewerten Schweregrad und Priorität.
Falls personenbezogene Daten betroffen sind, wird der externe Datenschutzbeauftragte informiert.

5.3 Eindämmung & Behebung

Betroffene Systeme isolieren (z. B. vom Netzwerk trennen).
Schadsoftware entfernen, Backups prüfen, Systeme wiederherstellen.
Bei Bedarf externe Partner hinzuziehen.

5.4 Wiederanlauf & Überwachung

Systeme sicher wieder in Betrieb nehmen.
Monitoring zur Erkennung von Folgeangriffen.

5.5 Nachbereitung & Dokumentation

Vollständige Dokumentation: Was ist passiert? Welche Maßnahmen wurden ergriffen?
„Lessons Learned“-Besprechung.
Technische und organisatorische Verbesserungen umsetzen.

6️⃣ Regelmäßige Übungen & Schulungen

  • Jährliche Notfallübungen (Probealarme)
  • Schulungen für alle Mitarbeiter, wie man IT-Vorfälle erkennt und meldet

7️⃣ Kontakt zu externen Partnern

Externe IT-Partner können bei Bedarf hinzugezogen werden.
Kontaktdaten sind im internen Dienstleister-Verzeichnis hinterlegt.

8️⃣ Mustervorlagen

📝 Muster-Meldeformular

Feld Beschreibung
MeldezeitpunktDatum, Uhrzeit
Meldende PersonName, Abteilung
Betroffene Systemez. B. DATEV, COS, Exchange
BeschreibungWas ist passiert?
Erste MaßnahmenBereits ergriffen? Ja/Nein
AnsprechpartnerWer kümmert sich?
Weiteres VorgehenOffene Fragen

📧 Beispiel-E-Mail an Datenschutzbeauftragten

Betreff: IT-Sicherheitsvorfall – mögliche Datenpanne

Sehr geehrte/r [Name Datenschutzbeauftragter],

am [Datum] wurde folgender Vorfall festgestellt: [kurze Beschreibung].
Es besteht der Verdacht, dass personenbezogene Daten betroffen sein könnten.

Bitte prüfen Sie die weiteren Schritte und die Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Mit freundlichen Grüßen
[Mitarbeitername]

📞 Kontaktliste (Beispiel)

Name Funktion Telefon E-Mail
Christian HilgenbergIT05621 / 900 3001edv@hermann-wagener.de
Philipp WagenerGeschäftsleitung[Telefon][E-Mail]
Hermann WagenerInhaber[Telefon][E-Mail]
Christian WagenerGeschäftsleitung[Telefon][E-Mail]
DatenschutzbeauftragterExtern[Telefon][E-Mail]

9️⃣ Version & Freigabe

  • Version: 1.0
  • Letzte Aktualisierung: [Datum eintragen]
  • Freigegeben durch: Hermann Wagener, Christian Wagener, Philipp Wagener

✅ Speicherort

Dieser Artikel ist gespeichert unter:
Intranet → IT → Notfallmanagement

Nutzung der Werkstattbusse

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Nutzung der Werkstattbusse

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
 
bitte beachtet ab sofort folgende verbindliche Regelung zur Nutzung unserer Werkstattbusse:
 
Die Fahrzeuge sind in erster Linie für Außendiensteinsätze bei unseren Kunden vorgesehen. Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sind nur nach vorheriger Absprache mit dem jeweiligen Werkstattleiter erlaubt. Private Fahrten sind grundsätzlich nicht gestattet und bedürfen in jedem Fall einer ausdrücklichen Zustimmung durch den jeweiligen Werkstattleiter.
 
Vielen Dank für euer Verständnis und eure Kooperation!
 
 

Mit freundlichen Grüßen

 

Philipp Wagener

Automatische Emailantwort bei Urlaub

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Anleitung: Urlaubsbenachrichtigung in Outlook Web unter mail.hermann-wagener.de einrichten

Schritt 1: Outlook Web App öffnen

Bildbeschreibung:
Screenshot vom Browser, Adresseingabe: mail.hermann-wagener.de

📸 Adresse: https://mail.hermann-wagener.de

  1. Öffne deinen Browser.

  2. Gib in die Adresszeile mail.hermann-wagener.de ein und drücke Enter.

Schritt 2: Anmelden

Bildbeschreibung:
Login-Seite von Outlook Web App: Zwei Felder für E-Mail-Adresse und Passwort.

  1. Gib deine E-Mail-Adresse ein (z. B. max.mustermann@hermann-wagener.de).

  2. Gib dein Passwort ein.

  3. Klicke auf Anmelden.

Schritt 3: Einstellungen öffnen

Bildbeschreibung:
Outlook-Web-Oberfläche mit Klick auf das Zahnrad-Symbol oben rechts.

  1. Nach der Anmeldung klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (⚙️).

  2. Im Dropdown ganz unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen klicken.

Schritt 4: Automatische Antworten einrichten

Bildbeschreibung:
Screenshot der Einstellungen mit dem Reiter „E-Mail“ → „Automatische Antworten“.

  1. Wähle im linken Menü E-Mail aus.

  2. Klicke auf Automatische Antworten.

  3. Aktiviere Automatische Antworten senden.

Schritt 5: Zeitraum festlegen

Bildbeschreibung:
Aktiviertes Feld für Start- und Enddatum.

  1. Setze ein Häkchen bei Nur in diesem Zeitraum senden.

  2. Wähle Startdatum und Enddatum deiner Abwesenheit aus.

Schritt 6: Nachricht für interne und externe Kontakte eingeben

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Zwei Textfelder: eins für interne, eins für externe Empfänger.

  1. Schreibe deine Nachricht ins obere Textfeld (für interne Kontakte).

  2. Aktiviere das Kontrollkästchen Antworten auch an Personen außerhalb meiner Organisation senden.

  3. Füge den gleichen Text oder eine leicht angepasste Nachricht ins untere Textfeld für externe Kontakte ein.

📄 Vorlage für die Urlaubsbenachrichtigung

Hier ist eine Textvorlage, die du verwenden kannst:

Betreff: Automatische Antwort: Ich bin bis [Datum] nicht erreichbar

Text:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin derzeit abwesend und voraussichtlich ab dem [Datum] wieder erreichbar.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung: [Name der Vertretung]
E-Mail: [E-Mail-Adresse der Vertretung]
Telefon: [Telefonnummer der Vertretung]

Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Schritt 7: Speichern Bildbeschreibung: Unten rechts: Speichern-Button. Klicke auf Speichern, um die automatische Antwort zu aktivieren. Fertig! 🎉